Cara Menulis Kwitansi Secara Benar, Ini Prosesnya

Cara menulis kwitansi berdasarkan artikel.co.id ialah panduan penting agar dapat menghadirkan bukti transaksi dalam suatu bisnis. Dokumen ini akan menunjukkan bahwa suatu transaksi dilaksanakan secara resmi sekaligus sah di mata hukum.

Meskipun kwitansi umum dipakai dalam keperluan transaksi, masih banyak orang belum mengetahui cara mengisinya dengan benar. Padahal, hal tersebut bisa menimbulkan masalah serius di kemudian hari.

Apakah Anda sendiri juga belum mengetahui cara tepat dan sesuai? Baiklah, buang saja semua rasa khawatir dan keraguan. Mari menyimak tutorial lengkapnya dalam artikel berikut.

Memahami Cara Menulis Kwitansi sebagai Dokumen Penting

Sebelum beranjak ke pembahasan cara menulis kwitansi, mari mengenal pengertiannya terlebih dahulu. Secara mudah, bisa dipahami sebagai bukti transaksi penerimaan uang tunai yang ditandatangani oleh pihak penerima.

Dokumen ini kemudian diberikan kepada pihak pemberi uang sebagai tanda sudah menyerahkan uang dalam nominal tertentu. Nominalnya sudah pasti harus sesuai dengan kesepakatan.

Apa yang tertulis di dalamnya ialah informasi mengenai pihak penerima, lokasi dan waktu, keterangan pembayaran. Jadi apakah tujuannya untuk membeli barang, membayar sewa, menjual aset dan lain sebagainya.

Apabila nominal uangnya cukup besar, terkadang ditambahkan materai. Namun kalau nominalnya kecil biasanya tidak memakai tambahan apa-apa. Sebab sudah menunjukkan bahwa transaksi resmi sekaligus sah.

Baca juga: cara menulis amplop lamaran kerja

Tahukah Anda apa saja fungsi dari lembar penting tersebut? Mungkin bagi sebagian orang cara menulis kwitansi pembayaran hanya dipakai sebagai arsip pribadi saja. Namun sebenarnya masih ada fungsi lainnya seperti di bawah ini.

1. Jumlah Barang

Ketika Anda memakai lembar ini sebagai bukti pembayaran, umumnya akan dicantumkan mengenai barang apa saja yang dibeli. Jadi tertera secara rinci Anda membayar untuk keperluan apa saja.

Kemudian juga tercantum mengenai jumlah dari barang terkait. Jadi bisa mengetahui berapa banyak barang sudah selesai dibayar. Sehingga nantinya dapat tahu apabila ada kesalahan jumlah barang atau nominal uangnya.

2. Mengambil Barang

Terkadang kwitansi juga dipakai untuk mengambil barang sudah dibayar. Jadi misalnya memesan sesuatu di sebuah toko. Kemudian barang bisa diambil beberapa hari sesudahnya.

Baca juga: Cara menulis tanggal dalam bahasa inggris

Maka ketika akan mengambil barang perlu membawa kwitansi. Untuk menunjukkan bahwa memang benar sudah memesan sebelumnya dan melakukan pelunasan biaya. Bukti tersebut akan menguntungkan pembeli dan penjual.

Apa Saja Jenis Kwitansi dalam Transaksi

Ada beberapa jenis kwitansi umum dipakai dalam bisnis. Sebelum Anda menerapkan panduan membuat kwitansi, sebaiknya mengetahui jenisnya terlebih dahulu. Jadi nantinya tidak salah saat membuat dokumen.

1. Bukti Pembayaran

Jenis pertama ialah yang biasa dipakai dalam transaksi jual beli. Jadi dokumen ini digunakan untuk menunjukkan pembayaran sudah lunas dilakukan dan diserahkan saat proses jual beli sudah selesai.

Pemakaian jenis ini tidak terbatas pada transaksi jual beli saja. Namun juga dapat digunakan dalam cara menulis kwitansi pinjaman uang. Apabila Anda berurusan dengan hutang piutang bisa menggunakan jenis ini.

2. Cash Receipt

Cash receipt merupakan jenis yang biasa dipakai oleh perusahaan. Tujuannya lebih kepada keterangan nominal uang keluar dan masuk dalam perusahaan. Jadi bukan ke arah pembayaran.

Biasanya cash receipt digunakan sebagai arsip oleh perusahaan bersangkutan. Jadi kegiatan pengarsipan menjadi lebih mudah terutama saat menyusun laporan keuangan perusahaan.

3. Transaksi Produk

Jenis ini lebih umum digunakan oleh sebuah toko untuk melayani pembelian produk oleh pembeli. Karena dapat menjadi dokumen bukti transaksi suatu produk atau barang.

Dalam prosesnya pembeli menerima kwitansi bersamaan dengan produk sudah dibayarkan. Jadi toko tidak hanya memberikan produk namun juga bukti transaksi resmi dan sah.

4. Transfer Uang

Ada pula jenis yang biasa dipakai dalam transfer uang. Jadi jenis ini menunjukkan adanya kegiatan pengiriman uang yang dilakukan oleh suatu pihak. Dokumen menjadi bukti sah atas aktivitas tersebut.

Cara Menulis Bagian-Bagian Penting di dalam Kwitansi

Apakah Anda sudah pernah melihat dokumen ini secara langsung? Apakah bisa membedakannya dengan nota? Kalau misalnya masih ragu, coba simak bagian-bagian di dalamnya.

1. Nomor

Bagian pertama ialah nomor. Biasanya nomor ditulis secara urut berdasarkan tanda bukti yang dibuat. Misalnya saja sebuah perusahaan pada 1 Januari 2022 pertama kali menerapkan cara menulis kwitansi jual beli dengan nomor urut 1.

Lantas, pada tanggal 16 Januari 2022 ingin membuat dokumen lagi. Maka cukup melanjutkan nomor yang sudah dibuat sebelumnya. Untuk format nomornya bisa dibuat sesuai dengan keperluan.

2. Sudah diterima dari

Bagian berikutnya ialah keterangan mengenai darimana sumber dananya. Jadi pada bagian ini berisi pihak yang menyetorkan uang tunai. Pihak bisa berupa perorangan maupun perusahaan atau lembaga.

3. Nominal Uang

Bagian selanjutnya ialah besaran uang tunai yang diserahkan. Biasanya pada bagian ini ditulis memakai huruf latin supaya lebih jelas. Kalau memakai nominal angka terkadang sulit membacanya ketika jumlah angka nol cukup banyak.

Tidak lupa menyertakan keterangan mata uang. Kalau transaksi memakai mata uang rupiah maka keterangan di dalam tanda bukti juga memakai mata uang tersebut. Tidak bisa memakai mata uang berbeda dengan uang yang diterima.

4. Jenis Barang

Ini adalah bagian sangat penting dalam sebuah dokumen tanda bukti. Anda perlu memasukkan informasi barang yang dibayarkan secara detail dan lengkap. Jangan hanya memasukkan nama barang saja.

5. Stempel

Untuk menunjukkan bahwa kwitansi resmi dan sah, perlu memakai stempel. Biasanya stempel dibubuhkan pada langkah terakhir dalam penulisannya. Terkadang juga ditambahkan materai, namun tidak wajib.

Cara Menulis Kwitansi Secara Lengkap dan Benar

Ketika ingin membuat kwitansi, ada beberapa langkah wajib diikuti. langkah ini harus runtut sehingga didapatkan bukti transaksi resmi dan sah, berikut panduannya.

1. Blangko Kosong Kwitansi

Langkah pertama wajib dilakukan tentu saja menyiapkan blangko. Kalau misalnya mau membuat satu saja maka tidak perlu menambahkan hal lain. Namun jika ingin membuat dua sekaligus, sisipkan kertas karbon.

Nantinya akan didapatkan dua lembar bukti transaksi sekaligus. Jadi tidak perlu menulis dua kali. Hal ini akan lebih menghemat waktu dan tenaga apalagi jika keterangan yang dicantumkan cukup banyak.

2. Memakai Pena Hitam

Anda pasti tahu bahwa ada beberapa macam warna tinta pada sebuah pena. Untuk menunjukkan bahwa dokumen ini asli, maka wajib sekali memakai pena berwarna hitam. Jangan sampai fatal memakai warna merah.

Kemudian, juga jangan menggunakan pensil. Sebab, pensil bisa dihapus sehingga nantinya justru dokumen bisa dipalsukan. Tentu akan sia-sia saja membuat bukti transaksi kalau masih bisa dipalsukan dengan mudah.

3. Stempel

Kalau misalnya transaksi dilakukan oleh perusahaan atau lembaga, jangan lupa membubuhkan stempel. Jadi dokumen ini nantinya terbukti sah dan resmi di mata hukum.

4. Keterangan Transaksi

Masukkan keterangan transaksi secara rinci dan jelas. Jangan sampai menulis keterangan ini seperti resep dokter yang tidak jelas apa maksudnya atau hanya bisa dibaca pihak tertentu.

Baca juga: Jasa penulis artikel pilar

Baik pihak pembuat maupun penerima dokumen ini wajib bisa memahami isinya secara mudah. Jangan sampai orang harus mengernyitkan dahi dan mengeja dalam waktu lama untuk membaca keterangan kwitansi.

Ketika berurusan dengan transaksi, biasanya orang-orang lebih akrab dengan nota. Padahal, ada dokumen bukti sah lain yang mana cara menulis kwitansi juga harus sesuai dengan ketentuan.