Berbagai contoh surat permohonan izin kegiatan akan dibahas tuntas di sini, namun sebelum itu cari tahu dulu apa itu surat permohonan izin acara. Umumnya, dokumen resmi ini dikeluarkan oleh panitia acara tertentu kepada beberapa pihak terkait.
Misal, hendak mengadakan acara kampus maka pelaksananya bisa saja anggota himpunan atau mahasiswa aktif. Pihak yang dituju bisa pihak jurusan, dekanat, atau rektorat, tergantung pada seberapa tinggi skala acara dilaksanakan.
Unsur-Unsur Wajib dalam Surat Permohonan Izin Kegiatan
Sebelum lebih jauh membahas seperti apa surat pemohonan, mari terlebih dulu cari tahu apa saja unsur dalam dokumen resmi tersebut. Berbeda dengan perizinan sakit yang sifatnya pribadi, perizinan acara harus memenuhi beberapa hal di bawah ini:
- Kop atau kepala berisi informasi tentang pengirim, meliputi nama instansi yang mengirimkan, alamat pengirimnya, sampai nomor telepon pengirim
- Nomor surat terletak di sebelah kiri sebagai bentuk dokumentasi atau arsip bagi kedua belah pihak
- Tempat dan tanggal pembuatan surat bisa terletak pada dua lokasi. Pertama tepat di bawah kanan kop atau juga di bagian akhir setelah penutupan
- Perihal dalam dokumen perizinan acara berisi garis besar isi suratnya tentang apa
- Lampiran terkait dokumen pendukung suratnya
- Isi surat yang menggambarkan secara detail tujuan perizinan untuk apa
- Identitas para pihak mendeskripsikan pihak penerima dan pengirim supaya pengiriman tidak salah sasaran
- Tanda tangan pengirim yang biasanya juga disertai cap serta kolom tanda tangan penerima untuk menyatakan pemberian perizinan
Jika dalam hal perizinan tidak masuk sekolah atau tidak masuk kerja tidak membutuhkan persetujuan atau sekadar informasi, beda dengan perizinan acara. Unsur-unsur di atas menjawab, apa saja isi surat permohonan? dengan tepat.
Contoh Perizinan Acara Sosial Kesehatan
Format dokumen ini merupakan perizinan ketika akan melakukan acara lingkungan. Formatnya bisa dijadikan referensi, sementara isi dokumen perizinan acara secara detail disesuaikan dengan acaranya:
Konoha, … 2023
Nomor
Lampiran
Perihal
Yth. Bapak/ Ibu
Ka. Puskesmas …
di Tempat
Dengan hormat,
Kami selalu panitia Bakti Sosial Kesehatan … ingin melaksanakan acara “Tes Kepikunan Sejak Dini” bagi masyarakat … dan sekitarnya. Acara ini akan dilaksanakan pada:
Hari
Tanggal
Waktu
Tempat
Demikian surat permohonan izin kegiatan ini kami sampaikan dengan harapan dapat berjalan lancar dan baik. Atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
Ketua Panitia
…
Salah satu format yang kami contohkan dapat menjadi acuan bagi para karang taruna di berbagai wilayah. Dokumen seperti format tersebut ditujukan untuk yang berkepentingan, seperti RT/ RW untuk kebutuhan Karang Taruna.
Contoh Perizinan Acara Sosialisasi KKN
Ada juga format meminta perizinan secara tertulis untuk kepentingan Kuliah Kerja Nyata atau KKN. Program mayoritas universitas di Indonesia ini bisa menggunakan format berikut untuk meminta perizinan dari pihak terkait:
Konoha, … 2023
Nomor
Lampiran
Perihal : Permohonan Izin Kegiatan Sosialisasi
Yth. Bapak/ Ibu
Kepala Sekolah …
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan kegiatan KKN PPM di desa … mengenai sosialisasi … yang akan dilaksanakan pada:
Hari
Tanggal
Waktu
Tempat
Maka dengan ini kami selaku peserta KKN PPM Universitas … 2023 bermaksud mengajukan izin melaksanakan sosialisasi tersebut. Kami berharap sosialisasi tersebut dapat memberikan dampak positif kepada para siswa …
Demikian surat permohonan izin kegiatan ini kami sampaikan dengan harapan dapat berjalan lancar dan baik. Atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami
Ketua Kelompok KKN PPM …
…
NPM
Bentuk perizinan tersebut diibaratkan jika peserta KKN hendak melaksanakan sosialisasi ke sekolah. Sementara, misal ada program menganalisis sumber air warga maka isi suratnya juga harus menyesuaikan dan biasanya ditujukan ke Kepala Desa setempat.
Contoh Perizinan Acara LDKS OSIS
Berikutnya contoh permintaan izin yang dibuat oleh OSIS untuk pelaksanaan acara di sekolah. Anggota OSIS bisa melihat contoh suratnya berikut:
Konoha, … 2023
Nomor
Lampiran
Perihal : Permohonan Izin Kegiatan LDKS
Yth. Kepala Sekolah …
di Tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka melatih kepemimpinan anggota OSIS SMA … 2023/2024 … kami selaku panitia penyelenggara bermaksud mengadakan LDKS (Latihan Dasar Kepemimpinan Siswa) yang dilaksanakan pada:
Hari
Tanggal
Waktu
Tempat
Demi kelancaran acara, kami selaku panitia meminta persetujuan serta izin terselenggaranya LDKS OSIS SMA … Susunan acara terlampir.
Demikian surat permohonan izin kegiatan ini kami sampaikan dengan harapan dapat berjalan lancar dan baik. Atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
Ketua OSIS SMA …
…
Latihan Dasar Kepemimpinan Siswa merupakan acara melatih kepemimpinan di sekolah. Acaranya dilakukan oleh berbagai organisasi, termasuk paling penting oleh OSIS. Biasanya yang membuat format surat seperti di atas adalah sekretaris OSIS.
Baca juga: Cara Menulis Surat Izin Tidak Masuk Sekolah
Perizinan Acara Bulan Bahasa Karang Taruna
Kali ini contoh perizinan dari Karang Taruna Desa tertentu dalam rangka peringatan Bulan Bahasa. Untuk contoh formatnya bisa melihat sampel berikut:
Konoha, … 2023
Nomor
Lampiran
Perihal : Permohonan Izin Kegiatan
Yth. Kepala Desa …
di Tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka memperingati Bulan Bahasa … kami selaku pengurus Karang Taruna bermaksud mengadakan kegiatan lomba Baca Puisi dan Pentas Drama antar warga … Adapun kegiatan ini akan dilaksanakan pada:
Hari
Tanggal
Waktu
Tempat
Demi kelancaran acara, kami selaku panitia meminta persetujuan serta izin terselenggaranya Peringatan Bulan Bahasa. Susunan acara terlampir.
Demikian surat permohonan izin kegiatan ini kami sampaikan dengan harapan dapat berjalan lancar dan baik. Atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
Ketua Karang Taruna …
…
Karang Taruna biasanya aktif melakukan berbagai acara dalam rangka memperingati hari-hari besar. Bulan Bahasa mungkin terdengar agak asing, namun Pelaksanaan Kemerdekaan RI sepertinya lumrah dikoordinir oleh Karang Taruna.
Perizinan Acara Konser Musik Kapolsek
Contoh surat permohonan izin kegiatan ke Polsek setempat. Pelaksanaannya bisa tentang apa saja yang berada dalam lingkup tempat umum.
Konoha, … 2023
Nomor
Lampiran
Perihal : Pemberitahuan dan Permohonan Izin Keramaian
Yth.
Bapak Kapolsek …
Jalanku Indah Sementara No. XX
di Tempat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama
Tempat/ Tanggal Lahir
Alamat
Pekerjaan
Jabatan
Dengan adanya surat ini kami mengajukan permohonan untuk melaksanakan konser musik …. Kegiatan tersebut akan diselenggarakan pada :
Hari
Tanggal
Waktu
Tempat
Adapun kesanggupan kami sebagai penanggung jawab adalah:
- Menjaga ketertiban umum
- Patuh dan taat pada peraturan
- Tidak melaksanakan judi
Demikian surat permohonan izin kegiatan ini kami sampaikan dengan harapan dapat berjalan lancar dan baik. Atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
Mengetahui
Kepala Desa … Direktur …
… …
Organizer Ketua Panitia
… …
Banyak contoh perizinan tertulis berbagai acara yang formatnya pada dasarnya sama. Detail acara harus dijelaskan dalam suratnya sesuai kegiatan yang akan dilaksanakan. Selembar kertas ini dapat menjadi bukti bahwa acara legal.
Terutama jika sudah melibatkan polisi maka tanggung jawabnya sampai acara selesai. Setelah menemukan banyak contoh surat permohonan izin kegiatan yang sudah jasa penulis artikel buat, tentu kini Anda sudah tidak bingung lagi sebagai panitia penyelenggara acara.
