Bagaimana perbedaan surat izin dengan surat dinas secara umum? Mungkin Anda sudah akrab dengan surat izin tidak masuk sekolah. Dokumen tersebut bisa dimasukkan ke dalam jenis surat pribadi namun sifatnya resmi.
Sementara surat dinas termasuk dokumen resmi yang diterbitkan oleh instansi maupun lembaga. Jadi, suratnya bukan ditulis oleh individu atau seseorang. Sementara tujuan penulisannya lebih ke arah keperluan kedinasan, baik pemerintah atau swasta.
Lantas, apa lagi perbedaan dari kedua dokumen tersebut? Mari menyimak sejumlah perbedaannya dalam artikel ini, tim penulis artikel.co.id sudah merangkumnya untuk Anda. Silahkan membaca materinya sampai paragraf terakhir.
Mengenal Lebih Dekat Tentang Surat Pribadi
Sebelum membahas bagaimana perbedaan surat izin dengan surat dinas secara umum, mari berkenalan dahulu dengan jenis pribadi. Yakni sebuah tulisan yang ditujukan untuk keperluan pribadi seseorang.
Misalnya saja untuk menyapa sahabat atau keluarga. Jadi, pengirimnya adalah individu. Mungkin Anda sendiri sudah akrab dengan jenis tulisan ini sebab kerap digunakan dalam kehidupan sehari-hari.
Sebenarnya surat izin tergolong dalam jenis pribadi, hanya saja sifatnya lebih resmi. Sementara bagian-bagian di dalamnya berupa alamat, salam pembuka, paragraf isi, hingga salam penutup.
Nantinya Anda akan bisa menjawab pertanyaan bagaimana perbedaan surat izin dengan surat dinas secara umum dari segi fungsinya. Jadi, mari kenali dahulu fungsinya di bawah ini.
1. Mengekspresikan Perasaan
Umumnya jenis tulisan ini ditujukan untuk kebutuhan personal seperti mengungkapkan perasaan seseorang. Misalnya saja mengungkapkan perasaan rindu pada sahabat atau keluarga.
2. Menjadi Wakil Penulis
Fungsi lainnya ialah sebagai wakil atau duta penulisnya. Sehingga jenis dokumen pribadi mampu mewakili penulisnya untuk dapat berkomunikasi dengan pihak lain. Bisa menggantikan komunikasi secara langsung atau tatap muka.
3. Sarana untuk Menyampaikan Ide atau Gagasan
Jenis tulisan ini juga dapat dimanfaatkan dalam menyampaikan ide atau gagasan kepada orang lain. Jadi, ide atau gagasannya bisa disampaikan secara bebas tanpa takut intervensi pihak ketiga.
4. Mengembangkan Kemampuan Bahasa
Membuat tulisan akan membantu Anda dalam mengembangkan kemampuan berbahasa. Jadi, semakin sering menulis akan membuat kemampuan tata bahasa semakin berkembang.
Anda bisa mengenali surat pribadi dengan tanda-tanda berupa tidak adanya kop dan nomor. Kemudian tidak menggunakan bahasa baku kecuali jika berupa surat izin tidak masuk sekolah yang sifatnya lebih resmi.
Mengenal Lebih Dekat Tentang Surat Dinas
Apabila ingin tahu bagaimana perbedaan surat izin dengan surat dinas secara umum, tentu perlu mengenal surat dinas lebih dekat. Yakni sebuah dokumen resmi yang umumnya diterbitkan oleh sebuah instansi dan ditujukan untuk instansi lainnya dengan tujuan tertentu.
Jadi, bukan ditulis oleh individu untuk ditujukan pada individu lainnya. Penulisannya lebih formal untuk mewakili kepentingan suatu instansi. Kemudian, jenis dokumen ini juga mempunyai sejumlah fungsi seperti berikut.
1. Pedoman Pekerjaan
Salah satu fungsi surat dinas ialah sebagai pedoman pekerjaan. Contohnya saja berupa dokumen instruksi, pemberian izin dari pemerintah atau swasta, hingga pengambilan keputusan.
Semua contoh tersebut dapat digunakan sebagai pedoman pekerjaan. Sehingga penerima suratnya dapat menjalankan pekerjaan dengan tepat sesuai prosedur yang berlaku.
2. Alat Pengingat
Bagaimana perbedaan surat izin dengan surat dinas secara umum dari segi fungsi? Fungsi lainnya ialah berupa alat pengingat. Sebab, suratnya bisa dijadikan arsip bagi instansi yang bersangkutan.
Mungkin Anda sendiri juga sudah pernah mengurusi arsip berupa dokumen semacam ini. Bahkan, terkadang suratnya discan untuk dijadikan arsip dalam bentuk digital.
3. Bukti Perkembangan Suatu Instansi atau Lembaga
Dokumen ini juga mampu menjadi bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga. Sebuah instansi atau lembaga biasanya mengalami perkembangan seiring waktu. Anda bisa melihat perkembangannya melalui berbagai surat dinas milik instansi.
Baca juga: Format surat izin tidak masuk sekolah untuk berbagai alasan
4. Alat Bukti
Fungsi lainnya ialah sebagai alat bukti. Misalnya saja surat perjanjian yang menjadi bukti adanya perjanjian bagi pihak di dalamnya. Jadi suratnya bersifat legal.
Unsur-Unsur dalam Sebuah Surat Dinas
Pernahkah Anda menjumpai pertanyaan sebutkan unsur-unsur surat dinas? Mari menjawab pertanyaan tersebut supaya lebih jelas lagi perbedaannya dengan jenis pribadi.
1. Kop
Unsur pertamanya ialah kop yang memuat nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, nomor kotak pos hingga logo sebagai identitas lembaganya. Cukup melihat unsurnya, apakah Anda bisa membedakan dengan jenis pribadi?
2. Tanggal
Unsur berikutnya ialah tanggal yang letaknya di bagian kanan atas, kiri bawah maupun kanan bawah. Tidak perlu mencantumkan nama tempat karena sudah tercantum pada kop.
3. Hal
Hal atau perihal ialah sesuatu yang menunjukkan isi maupun inti dari suratnya secara singkat. Sehingga pembaca bisa mendapatkan garis besar isi pada suratnya.
4. Nomor
Selanjutnya ialah nomor, kode dan tahun. Setiap instansi atau lembaga pasti mempunyai kode atau urutan penulisan suratnya. Jadi, urutannya bisa berbeda untuk setiap instansi maupun lembaga.
5. Lampiran
Ketika memperhatikan contoh surat dinas dan contoh surat pribadi, mungkin Anda bisa menemukan adanya lampiran. Sebuah dokumen dinas sangat umum memuat lampiran.
6. Alamat
Biasanya alamat suratnya ditujukan ke orangnya langsung dalam suatu instansi atau lembaga. Dalam unsur ini Anda dapat menggunakan kata “Kepada” maupun “Yth”.
7. Pembuka
Kalimat atau paragraf pembuka bisa berbeda antara satu instansi dengan instansi lainnya. Anda juga bisa membuat variasi pada bagian pembuka ini, apakah berupa pemberitahuan atau permintaan.
8. Isi
Sepertinya sudah jelas isi tentu memuat inti yang ingin disampaikan. Unsur ini sama dengan jenis pribadi. Hanya mungkin berbeda cara penulisannya.
9. Penutup
Selanjutnya ada bagian penutup yang bisa memuat variasi ungkapan. Misalnya saja ucapan terima kasih, harapan, hingga kenyataan yang sudah disebutkan dalam suratnya.
10. Pengirim
Unsur terakhir ialah pengirim yang memuat tanda tangan, nama terang, jabatan hingga NIP. Umumnya juga diikuti dengan tembusan sesuai keperluan pengirimnya.
Kenali Bagaimana Perbedaan Surat Izin dengan Surat Dinas secara Umum
Setelah membaca materi di atas, mari mengambil kesimpulan perbedaan antara surat izin dengan surat dinas. Silahkan menyimak uraian di bawah supaya lebih jelas dalam membedakannya.
1. Penulis atau Pengirim
Perbedaan yang paling mudah dikenali ialah penulisnya. Untuk surat izin atau pribadi, penulisnya adalah seorang individu. Sementara surat dinas penulisnya adalah sebuah instansi atau lembaga.
Jadi, apabila Anda melihat dokumen lantas pengirimnya adalah seorang individu, dapat menggolongkannya sebagai jenis pribadi. Sementara jika penulisnya adalah instansi atau lembaga, maka dapat menggolongkannya sebagai dokumen dinas.
2. Struktur
Bagaimana perbedaan surat izin dengan surat dinas secara umum? Perbedaan lainnya ialah pada struktur atau unsur, di mana dokumen dinas strukturnya lebih formal dan cukup lengkap.
Anda bisa menyimak lagi unsur-unsurnya pada pembahasan di atas. Lantas, silahkan membedakan kedua jenis tulisan atau dokumen tersebut. Bukankah cukup mudah untuk membedakan keduanya?
3. Bahasa
Perbedaan lainnya bisa dilihat pada penggunaan bahasa. Surat pribadi bahasanya santai, sedangkan surat izin yang lebih resmi menggunakan bahasa baku (menyesuaikan penerimanya). Surat dinas karena sifatnya formal sudah tentu menggunakan bahasa baku.
Selain penggunaan bahasa baku, tata tulis dan ejaannya juga sangat diperhatikan. Mengingat penerimanya nanti adalah instansi atau lembaga, bukan individu. Penggunaan bahasa baku juga ditujukan untuk mempermudah pemahaman penerimanya.
Mungkin Anda sudah akrab dengan yang namanya surat. Namun untuk menjawab pertanyaan bagaimana perbedaan surat izin dengan surat dinas secara umum, dapat menyimak artikel ini.
